Как заполнить табель учёта рабочего времени в 1С: пошаговая инструкция для ЗУП и Бухгалтерии 8.3

Что такое табель учёта рабочего времени и зачем он нужен

Табель учёта рабочего времени — первичный учётный документ, фиксирующий явки и неявки сотрудников, фактически отработанные часы и причины отсутствия. Он служит основой для начисления зарплаты и обязателен для каждого работодателя.

Госкомстат РФ (Постановление от 05.01.2004 №1) утвердил две унифицированные формы: Т-12 — ручной журнальный учёт с разделом расчёта оплаты, Т-13 — автоматизированный вариант, который и генерирует 1С. С 2013 года формы необязательны, однако на практике применяются как общепринятый стандарт.

Составляет табель руководитель подразделения или табельщик — бухгалтер получает готовые данные. Сроки хранения по Приказу Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010: 5 лет — общий срок, 75 лет — для сотрудников с вредными и тяжёлыми условиями труда.

Два метода учёта рабочего времени в 1С — выберите подходящий

В 1С:ЗУП доступны два метода. Учёт отклонений — программа заполняет табель автоматически по производственному календарю и фиксирует только отклонения от нормы: больничные, отпуска, командировки. Рекомендован 1С:ЗУП для большинства организаций. Сплошной учёт (учёт отработанного времени) требует ежедневного ввода фактических часов — актуален при сменном графике. Оба метода формируют на выходе форму Т-13 и служат основой для расчёта зарплаты.

Где найти и как заполнить табель в 1С:ЗУП

Путь зависит от метода. При учёте отклонений — «Зарплата → Отчёты по зарплате». При сплошном учёте — «Зарплата → Табели → Создать». Раздел доступен пользователям с правами на расчёт зарплаты.

Шаг 1. Проверьте производственный календарь и графики работы

До начала работы убедитесь, что производственный календарь заполнен за нужный год. Путь в ЗУП: Настройки → Производственные календари. Особенно важно проверять его в январе — после обновления программы незаполненный календарь даёт пустой табель после нажатия «Заполнить».

Для сотрудников с нестандартным режимом дополнительно настройте индивидуальный график: Зарплата → Учёт времени → Индивидуальный график. При подключении к 1С:ИТС производственный календарь обновляется автоматически — включая переносы праздников по постановлениям Правительства РФ.

Шаг 2. Зарегистрируйте отклонения: больничные, отпуска, командировки

Отклонения — всё, что отличается от обычного рабочего дня: больничный (код Б), отпуск (ОТ), командировка (К), дополнительный выходной (ОВ). Больничный лист и документ «Отпуск» нужно начислить до формирования табеля — тогда данные попадут в него автоматически.

Кадровые документы «Приём на работу» и «Увольнение» программа тоже учитывает: корректно рассчитает рабочие и нерабочие дни за расчётный период без ручного вмешательства.

Шаг 3. Сформируйте, проверьте и распечатайте табель

При учёте отклонений: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель → кнопка «Сформировать». Для отбора сотрудников нажмите «Подбор». Программа автоматически проставит условные обозначения по зарегистрированным документам.

При сплошном учёте: Зарплата → Табели → Создать → задайте параметры (период, организация, подразделение) → «Заполнить» → проверьте коды явки и неявки → «Провести» → «Т-13». Кнопка «Т-13» формирует готовую печатную форму для подписи руководителем и последующего хранения.

Как найти и заполнить табель в 1С:Бухгалтерия 8.3

Главное отличие от ЗУП: в 1С:Бухгалтерия 8.3 табель — только отчёт, не документ. Создать и провести его нельзя. Путь: Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Отчёты по кадрам → Табель учёта РВ. Данные берутся из производственного календаря, зарегистрированных отпусков, больничных листов, документов о приёме и увольнении.

Шаг 1. Настройте параметры отчёта

В шапке задайте период, организацию и подразделение. Нажмите «Настройки» — откроется вкладка «Отборы» (простой вид): укажите ответственных за подпись и настройте фильтр по сотруднику.

Чтобы сформировать сводный табель по организации без разбивки на подразделения, перейдите в расширенный вид → вкладка «Структура» — уберите «Подразделение» из группировки.

Шаг 2. Сформируйте и отредактируйте табель

Нажмите «Сформировать». Важное исключение: документ «Начисление зарплаты» не влияет на содержимое табеля — даже если начисление отражает неполный месяц, отчёт сформируется по полной норме из производственного календаря.

Если сотрудник работал неполный месяц без оформленного больничного или отпуска — нужна ручная правка. Путь: Главное меню → Таблица → Вид → Редактирование → измените нужную ячейку. Для печати используйте кнопку «Печать» в готовом отчёте.

Шаг 3. Измените производственный календарь при необходимости

Если в организации действует региональный праздник или нестандартный перенос выходного, скорректируйте данные вручную. Путь: Главное меню → Все функции → Справочники → Производственные календари → Российская Федерация → правый клик на дате → «Изменить» (статус: Рабочий / Праздник / Нерабочий) или «Перенести».

Что делать, если в табеле обнаружена ошибка

Действие зависит от того, закрыт ли расчётный период. В текущем месяце ошибку правят напрямую. В закрытом периоде в 1С:ЗУП используют кнопку «Исправить» — она создаёт корректирующий документ. Создавать второй табель за тот же месяц нельзя.

При создании корректирующего документа укажите актуальную дату внесения изменений и правильный месяц начисления — это необходимо для корректного перерасчёта зарплаты.

Табель учёта рабочего времени в 1С:Фреш и других конфигурациях

1С:Фреш (облачная версия) сохраняет тот же интерфейс, что и десктопный ЗУП: навигация и логика работы идентичны, ограничение — невозможность локальной установки конфигураций. В 1С:Предприятие (конфигурации ERP и КА) табель учёта рабочего времени находится в модуле HR → Управление персоналом. Логика аналогична ЗУП; точный путь зависит от версии и настроек конфигурации. Ни один из конкурирующих обзоров эти конфигурации не рассматривает — этот раздел закрывает уникальные запросы пользователей.

Хотите разобраться с кадровым учётом в 1С системно? В рамках федерального проекта «Активные меры содействия занятости» можно пройти обучение по программе «Информационные системы 1С: базовый учёт» — бесплатно, онлайн, совмещая с работой. Смотрите каталог доступных программ.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:ЗУП найти табель учёта рабочего времени?

При учёте отклонений: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель. При сплошном учёте: Зарплата → Табели. Раздел доступен пользователям с правами на расчёт зарплаты.

Почему после нажатия «Заполнить» табель остаётся пустым?

Чаще всего причина — незаполненный производственный календарь за текущий год. Путь: Настройки → Производственные календари → кнопка «Заполнить». После этого повторно запустите формирование табеля.

Можно ли не использовать форму Т-13?

Да. С 2013 года унифицированные формы необязательны. Организация вправе разработать собственный бланк, утверждённый учётной политикой. Формы Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004) применяются как общепринятый стандарт.

Как исправить табель за уже закрытый период в 1С:ЗУП?

Откройте исходный документ → нажмите «Исправить». Программа создаст корректирующий документ. Укажите актуальную дату изменений и правильный месяц начисления. Создавать второй табель за тот же период нельзя.

Сколько лет хранить табель учёта рабочего времени?

Общий срок — 5 лет. Для сотрудников с вредными и тяжёлыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010).

Влияет ли документ «Начисление зарплаты» на табель в 1С:Бухгалтерия 8.3?

Нет. Даже если начисление отражает неполный месяц, табель сформируется по полной норме производственного календаря. Нестандартные отработки вносите вручную: Главное меню → Таблица → Вид → Редактирование.

Где найти табель в 1С:Предприятие?

В конфигурациях ERP и КА учёт рабочего времени расположен в модуле HR → Управление персоналом. Логика аналогична 1С:ЗУП; точный путь зависит от версии и настроек конфигурации.

Как системно освоить работу с 1С, включая табель?

Программа «Информационные системы 1С: базовый учёт» (144 часа) охватывает расчёт зарплаты, кадровый учёт и формирование отчётов. Обучение бесплатно в рамках нацпроекта «Кадры», по окончании выдаётся удостоверение о повышении квалификации.