Как оформить авансовый отчёт в 1С 8.3 / Бухгалтерия 3.0: пошаговая инструкция

Что такое авансовый отчёт в 1С и где его найти в программе

Авансовый отчёт (АО) — первичный бухгалтерский документ, которым организация списывает расходы сотрудника, оплаченные из подотчётных средств. Учёт ведётся по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» согласно ФСБУ 27/2021.

В 1С:Бухгалтерия 3.0 документ расположен в разделе «Банк и касса → Авансовые отчёты» — нажмите «Создать», чтобы открыть новый АО.

Оформлять авансовый отчёт не нужно в двух случаях: аванс сотруднику не выдавался (возмещение личных расходов оформляется иначе) или сотрудник работает по договору ГПХ — такой исполнитель не является подотчётным лицом. В остальных ситуациях АО обязателен.

Если вы работаете не в Бухгалтерии 3.0, а в другой конфигурации 1С — используйте таблицу-маршрутизатор из раздела «Авансовый отчёт в других конфигурациях 1С» ниже.

Перед созданием: правила выдачи подотчётных сумм

Авансовый отчёт без корректно оформленной выдачи — слабое место при налоговой проверке. Убедитесь, что подотчётное лицо определено, основание для выдачи составлено, а порядок расчётов прописан в локальном нормативном акте (ЛНА) компании.

Кто является подотчётным лицом и каковы основания для выдачи

Подотчётным лицом может быть только штатный сотрудник. Командированный из другой организации — не подходит.

Основания для выдачи: ЛНА плюс письменное заявление сотрудника с указанием суммы и цели расходов. Срок сдачи авансового отчёта при командировке — три рабочих дня с момента возвращения согласно Постановлению Правительства № 501 от 16.04.2025. Сроки по прочим расходам устанавливаются в ЛНА компании.

Способы выдачи аванса и лимиты расчётов

Выдать аванс можно тремя способами: наличными через расходный кассовый ордер (РКО), банковским переводом на личную карту сотрудника или с корпоративной карты. При расчётах с юридическими лицами действует лимит — 100 000 рублей по одному договору согласно Указанию ЦБ РФ № 5348-У. С физическими лицами ограничений по сумме нет.

Пошаговая инструкция: как создать авансовый отчёт в 1С 8.3

Создание авансового отчёта в 1С:Бухгалтерия 3.0 состоит из пяти последовательных шагов. Каждый отвечает за свой блок документа. Пропустить шаг или оставить обязательное поле пустым — и 1С откажется проводить документ с сообщением об ошибке.

Шаг 1 — Заполняем шапку документа

Откройте раздел «Банк и касса → Авансовые отчёты» и нажмите «Создать». Заполните поля шапки:

• Дата — дата составления АО (для командировки — не позднее трёх рабочих дней после возвращения).
• Подотчётное лицо — выберите из справочника «Физические лица».
• Назначение — кратко укажите цель: командировка, хозяйственные нужды, закупка материалов.
• Склад — заполняйте только если сотрудник приобрёл товарно-материальные ценности (ТМЦ), которые приходуются на склад.

После заполнения шапки переходите к вкладкам.

Шаг 2 — Вкладка «Авансы»: указываем выданные суммы

Во вкладке «Авансы» добавьте документ, которым сотрудник получил деньги: расходный кассовый ордер (РКО), платёжное поручение или выдачу денежных документов. Нажмите «Добавить» и выберите нужный документ из списка.

Если аванс не выдавался, а сотрудник потратил личные средства — вкладку не заполняйте. Возмещение личных расходов без предварительной выдачи оформляется через счёт 73.03.

Шаг 3 — Вкладка «Товары»: покупка материалов и ТМЦ

Материалы, канцтовары и прочие ТМЦ, которые сотрудник купил в розницу, вносите на вкладку «Товары». Отдельный документ «Поступление» при этом не создаётся — авансовый отчёт сам выступает основанием для оприходования.

Ключевой элемент — флаг «СФ» (счёт-фактура) в каждой строке:

• Флаг «СФ» установлен: поставщик выдал счёт-фактуру → 1С при проведении автоматически создаёт «СФ выданный» → НДС принимается к вычету.
• Флаг «СФ» не установлен: НДС списывается в расходы, которые не уменьшают налоговую базу по прибыли.

С 2026 года обязательно проверяйте ставку в полученном счёте-фактуре или УПД — она должна составлять 22%.

Шаг 4 — Вкладка «Прочие»: командировки, услуги, суточные

Услуги, суточные, билеты и расходы на проживание вносятся во вкладку «Прочие».

Для командировочных документов (билеты, квитанции гостиниц) установите оба флага — «СФ» и «БСО»: второй признак указывает, что документ является бланком строгой отчётности. По таким расходам вычет НДС разрешён без счёт-фактуры согласно п. 7 ст. 171 НК РФ.

Нормы суточных: 700 рублей в день при командировке по России, 3 500 рублей — при поездке за рубеж. Расходы в пределах нормы отражайте в АО. Сверхнормативные суточные в авансовом отчёте не указываются — их проводят через документ «Начисление зарплаты», и они облагаются НДФЛ. НДС по дополнительным сборам в билетах (например, сервисный сбор) вводите вручную.

Шаг 5 — Вкладка «Оплата», подвал документа и печать формы АО-1

Если сотрудник сам перечислил деньги контрагенту, минуя кассу, — внесите это во вкладку «Оплата».

Проверьте подвал документа перед проведением:

• Остаток — сотрудник потратил меньше аванса. Оформите возврат через приходный кассовый ордер (ПКО).
• Перерасход — сотрудник потратил больше. Возместите разницу через РКО или платёжное поручение.

Нажмите «Провести» — 1С автоматически сформирует проводки Дт счёт затрат / Кт 71. Для печати нажмите «Печать → Авансовый отчёт (АО-1)». Если сотрудник приходовал ТМЦ — дополнительно доступна форма М-4.

НДС в авансовом отчёте: правила и изменения 2026 года

НДС — наиболее частая точка ошибок при заполнении авансового отчёта. В 2026 году тема стала острее: изменилась ставка, обновился формат УПД, а компании на упрощённой системе налогообложения (УСН) впервые получили обязанность собирать счета-фактуры.

Новая ставка 22% и формат УПД 5.03

С 1 января 2026 года основная ставка НДС в России составляет 22%. При заполнении вкладок «Товары» и «Прочие» проверяйте ставку в каждом счёте-фактуре или УПД: ошибка в ставке приведёт к отказу в вычете.

УПД обновлён до версии 5.03 — новый формат поддерживает ставку 22% и заменяет счёт-фактуру вместе с товарной накладной. Компании и ИП на УСН с 2026 года обязаны принимать и выдавать СФ или УПД.

Когда НДС принимается к вычету: СФ и исключение для командировок

В общем случае для вычета НДС по авансовому отчёту нужен счёт-фактура. Без него вычет не применяется, а сумма НДС списывается в расходы, которые не уменьшают налоговую базу по прибыли.

Исключение — командировочные расходы: проезд и проживание. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, НДС по ним принимается к вычету по бланку строгой отчётности (БСО) без счёт-фактуры. В 1С для этого одновременно ставьте флаги «СФ» и «БСО» в строке вкладки «Прочие». Без обоих флагов НДС к вычету не пройдёт.

QR-коды, потерянные чеки и типичные ошибки при учёте НДС

QR-код в кассовом чеке или электронном билете юридически равнозначен бумажному документу: скачайте чек через приложение ФНС «Проверка чека» и распечатайте его — этого достаточно для приложения к авансовому отчёту.

Потеря чека: запросите дубликат у продавца. Фотография чека на телефоне первичным документом не признаётся.

Главная ошибка — принять НДС к вычету по кассовому чеку без счёт-фактуры. При налоговой проверке это грозит доначислением НДС и НДФЛ: если расход не подтверждён документально, налоговая вправе квалифицировать сумму как доход сотрудника.

Если вы ведёте бухгалтерский учёт в 1С и хотите систематизировать знания по работе с первичными документами, обратите внимание на программу «1С программист» — она реализуется в рамках федерального проекта «Активные меры содействия занятости» нацпроекта «Кадры», полностью за счёт государства, в онлайн-формате, без отрыва от основной работы. Подробнее — в каталоге доступных программ.

Почему 1С не проводит авансовый отчёт: разбор ошибок

Если 1С отказывает в проведении, читайте красное сообщение в нижней части экрана — программа указывает конкретную причину. Самые распространённые ситуации собраны ниже.

Если ошибка обнаружена в уже проведённом документе, а период закрыт — создайте «Операцию, введённую вручную» с типом «Сторно». Это скорректирует проводки без нарушения отчётного периода. Вносить изменения задним числом напрямую в проведённый АО не рекомендуется.

Авансовый отчёт в других конфигурациях 1С

Логика авансового отчёта одинакова во всех конфигурациях: подотчётное лицо → первичные документы → проведение. Но путь к разделу и используемые счета различаются.

1С:БГУ 2.0 — авансовый отчёт в бюджетных организациях

Конфигурация 1С:БГУ 2.0 применяется в школах, муниципалитетах и госорганах. Здесь используются счета бюджетного плана счетов, а не привычный счёт 71 из коммерческого учёта. Принцип создания АО схожий, но нумерация счетов и аналитика различаются — для бюджетников рекомендуется отдельная инструкция по конфигурации.

1С:ERP — для крупного бизнеса и производства

В 1С:ERP авансовый отчёт расположен в блоке «Управление затратами». Конфигурация предназначена для крупных производственных компаний с разветвлённой структурой учёта. Логика заполнения совпадает с Бухгалтерией 3.0, но интерфейс значительно сложнее: больше аналитических разрезов и обязательных полей.

1С:УНФ, 1С:КА и 1С:Управление торговлей

1С:УНФ — упрощённый вариант для малого бизнеса. Раздел «Деньги → Авансовые отчёты», логика та же, что в Бухгалтерии 3.0.

1С:КА (Комплексная автоматизация) объединяет модули бухгалтерии, управления торговлей и зарплаты в одной системе. Авансовый отчёт находится в блоке «Банк и касса».

1С:Управление торговлей (УТ): АО связан с закупочными расходами и расположен в разделе «Финансы».

Часто задаваемые вопросы

Что такое авансовый отчёт в 1С?

Авансовый отчёт в 1С — первичный бухгалтерский документ, которым организация списывает расходы сотрудника, оплаченные из выданных подотчётных средств. Создаётся в разделе «Банк и касса → Авансовые отчёты», автоматически формирует проводки по счёту 71 и распечатывается по унифицированной форме АО-1. Регулируется ФСБУ 27/2021 и НК РФ.

Где находится авансовый отчёт в 1С Бухгалтерия 3.0?

В 1С:Бухгалтерия 3.0 раздел с авансовыми отчётами находится в меню «Банк и касса» → «Авансовые отчёты». Нажмите «Создать», чтобы открыть новый документ. В других конфигурациях — БГУ 2.0, ERP, УНФ — путь к разделу отличается. Ориентируйтесь по таблице конфигураций в статье.

Как закрыть авансовый отчёт в 1С и убрать задолженность по счёту 71?

Для закрытия проведите документ — 1С автоматически сформирует проводки Дт счёт затрат / Кт 71. Если в подвале отображается Остаток — оформите возврат через ПКО. Если Перерасход — возместите сотруднику через РКО или платёжное поручение. После этого сальдо счёта 71 станет нулевым.

Где взять образец авансового отчёта в 1С 8.3?

Образец формируется прямо в программе: после проведения нажмите «Печать → Авансовый отчёт (АО-1)». При покупке ТМЦ дополнительно доступна форма М-4 (приходный ордер). Актуальный бланк также можно скачать на официальном сайте «Фирмы 1С» или в системе КонсультантПлюс.

Можно ли принять товарный чек без кассового к авансовому отчёту?

Только если продавец официально освобождён от применения контрольно-кассовой техники (ККТ) — например, рынки или отдельные ИП. В остальных случаях кассовый чек обязателен: он является первичным документом. Товарный чек без кассового не даёт права на вычет НДС и может быть не принят при налоговой проверке.

Можно ли оформить авансовый отчёт в 1С:ЗУП?

Нет. 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом) предназначена для расчёта зарплаты и кадрового учёта — авансовых отчётов в ней нет. Для оформления АО используйте 1С:Бухгалтерия 3.0 или 1С:Комплексную автоматизацию. Сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, проводятся в 1С:ЗУП через документ «Начисление зарплаты».

Когда авансовый отчёт не нужен?

АО не требуется в трёх случаях: из выданного аванса не потрачено ни рубля (деньги возвращаются в кассу через ПКО); аванс вообще не выдавался (возмещение личных расходов оформляется иначе); сотрудник работает по договору ГПХ и не является подотчётным лицом.

Можно ли принять НДС к вычету по QR-коду в чеке или билете?

Да. QR-код в кассовом чеке или электронном билете юридически равнозначен бумажному документу. Достаточно скачать чек по коду через приложение ФНС «Проверка чека» и распечатать его. Такой распечатанный чек прикладывается к авансовому отчёту как полноценный первичный документ — отказать в вычете только на этом основании нельзя.