Форма 6-НДФЛ: что это такое, кто сдаёт и как заполнять в 2026 году

Что такое 6-НДФЛ простыми словами

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — это прямой федеральный налог, который удерживается с зарплат, премий и других выплат сотрудникам. Работодатель при этом выступает налоговым агентом: по статье 226 Налогового кодекса РФ он исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет за каждого работника. Форма 6-НДФЛ — это официальный расчёт, который позволяет ФНС контролировать, правильно ли агент удержал налог и вовремя ли его перечислил.

Важный нюанс: 6-НДФЛ — это расчёт, а не декларация. Путаница встречается часто, но это принципиально разные документы. Ещё одно распространённое заблуждение — что 2-НДФЛ и 6-НДФЛ существуют параллельно. С 2021 года самостоятельной формы 2-НДФЛ больше нет: справка о доходах каждого физлица стала Приложением к годовому расчёту по форме 6-НДФЛ.

Кто обязан сдавать 6-НДФЛ и куда

Подавать расчёт обязаны все налоговые агенты по НДФЛ: организации и индивидуальные предприниматели с наёмными работниками, нотариусы, адвокаты, заказчики по договорам гражданско-правового характера, арендаторы, получающие имущество от физических лиц. Основание — статья 226 НК РФ.

Расчёт направляется в ИФНС по месту учёта. Если у организации есть обособленные подразделения — по каждому подаётся отдельный расчёт. При числе физлиц от 11 и более форма сдаётся исключительно в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи (ТКС); при 10 и менее допускается бумажный вариант.

Структура формы 6-НДФЛ: из чего состоит расчёт

Форма 6-НДФЛ включает Титульный лист, Раздел 1, Раздел 2 и Приложение. Приложение прилагается только к годовому расчёту — в нём содержится справка о доходах по каждому физлицу. Принципиальное различие между разделами — в методе заполнения.

Раздел 1 — данные об обязательствах налогового агента

Раздел 1 отражает суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в бюджет, только за последний квартал отчётного периода. Строки 020–024 расписывают удержанный налог по четырём срокам уплаты в рамках единого налогового платежа (ЕНП). Данные из этих строк должны совпадать с уведомлениями об исчисленных суммах, которые агент направляет в ФНС до фактической уплаты. Раздел 1 — единственный блок формы, который не заполняется нарастающим итогом.

Раздел 2 — расчёт налога и строка 120

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года. Ключевые строки:

• 110 — общая сумма дохода, начисленного физлицам;
• 120 — количество физлиц-получателей дохода;
• 130 — налоговые вычеты;
• 140 — сумма исчисленного НДФЛ;
• 160 — сумма удержанного НДФЛ.

Строка 120 — источник частых ошибок. В ней указывается число физлиц нарастающим итогом, причём каждое лицо считается ровно один раз, даже если в течение периода ему выплачивали доход несколько раз. Типичный просчёт — задвоение при разных ставках налога или повторный учёт уволенных сотрудников. С 2025 года Раздел 2 заполняется отдельным блоком на каждую применяемую ставку — 13% и 15% — из-за введённой прогрессивной шкалы НДФЛ.

6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом или поквартально?

По-разному — и в этом главная особенность формы. Раздел 2 заполняется нарастающим итогом: суммы накапливаются с 1 января по конец отчётного периода. Каждый последующий расчёт «включает» в себя все предыдущие. Например, в форме 6-НДФЛ за полугодие строка 110 покажет все доходы с января по июнь, а не только за апрель–июнь.

Раздел 1 — исключение: он отражает данные только последних трёх месяцев. Цель такой двойной логики — обеспечить ФНС полную картину исчисленного НДФЛ за год и одновременно точно привязать суммы к срокам уплаты.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году

Расчёт подаётся четыре раза в год. Если дата совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

При опоздании более 10 рабочих дней ФНС вправе заблокировать расчётный счёт — не просто выставить штраф.

Изменения в форме 6-НДФЛ в 2026 году

Действующая редакция формы утверждена Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ и применяется начиная с отчётности за первый квартал 2024 года. В 2026 году актуальны два ключевых изменения, связанных с введением прогрессивной шкалы НДФЛ с 2025 года.

Работа с налоговой отчётностью требует актуальных знаний учётных систем — в первую очередь 1С. В рамках федерального проекта «Активные меры содействия занятости» нацпроекта «Кадры» можно пройти обучение по программам в сфере учёта и IT без отрыва от работы. Смотрите каталог доступных программ.

Пошаговая инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2026 году

Заполнять форму удобнее в определённом порядке: начинать с Раздела 2, где собираются данные за период, затем переходить к Разделу 1. Ниже — четыре последовательных шага.

Шаги 1–4: от титульного листа до приложения

1. Титульный лист. Укажите ИНН, КПП, ОКТМО, код налогового органа и отчётный период. Период кодируется: 21 — первый квартал, 31 — полугодие, 33 — 9 месяцев, 34 — год.

1. Раздел 2. Заполните нарастающим итогом строки 110 (общий доход), 120 (количество физлиц), 130 (вычеты), 140 (исчисленный НДФЛ) и 160 (удержанный НДФЛ). С 2025 года — отдельный блок на каждую ставку.

1. Раздел 1. Внесите суммы НДФЛ по четырём срокам уплаты только за последний квартал (строки 020–024). Проверьте соответствие уведомлениям об исчисленных суммах по ЕНП.

1. Приложение. Заполняется только в годовом расчёте. Содержит справку о доходах по каждому физическому лицу за год.

Нулевой 6-НДФЛ: нужно ли сдавать в 2026 году

Если в отчётном периоде организация или ИП не начисляли и не выплачивали доходы физлицам — обязанности подавать расчёт нет. Статус налогового агента возникает только с момента первой выплаты.

Однако молчание сопряжено с риском. ИФНС не знает причину: задержка формы или отсутствие выплат. Инспекция вправе расценить непредставление как просрочку и выставить штраф в 1 000 рублей за каждый месяц.

Практическая альтернатива — направить в ИФНС письмо в свободной форме: указать, что в периоде выплат физлицам не производилось и обязанность налогового агента не возникла. Другой вариант — подать нулевой расчёт: проставить нули в строках дохода и налога. Оба варианта допустимы; письмо — чуть проще в оформлении.

Образцы заполнения 6-НДФЛ в 2026 году

Ниже — аннотированные ключевые строки Раздела 2 для трёх типовых расчётов: за первый квартал, полугодие и годовой за 2025 год. В каждом случае показаны строки 110, 120, 140 и 160.

Образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года

В расчёте за первый квартал строки Раздела 2 заполняются по данным января–марта, Раздел 1 — суммы НДФЛ по срокам уплаты за тот же период. Строка 120 = 5 физлиц. Если у кого-либо из сотрудников доход нарастающим итогом превысит 2,4 млн рублей — потребуется отдельный блок по ставке 15%.

Образец 6-НДФЛ за полугодие 2026 года

Строка 110 в полугодовом расчёте включает все доходы с января по июнь — нарастающим итогом. Раздел 1 при этом отражает только данные апреля–июня. В строке 120 по-прежнему стоит 5: число физлиц не суммируется поквартально, а фиксируется как совокупный показатель.

Образец 6-НДФЛ за 2025 год (годовой расчёт)

Годовой расчёт отличается от квартальных наличием Приложения — справки о доходах и суммах НДФЛ по каждому физлицу. Это прямая замена упразднённой в 2021 году формы 2-НДФЛ. Срок сдачи — 25 февраля 2026 года. Строка 110 охватывает все 12 месяцев года.

Часто задаваемые вопросы

Что такое 6-НДФЛ и зачем он нужен?

Форма 6-НДФЛ (КНД 1151100) — ежеквартальный расчёт налогового агента о суммах дохода, начисленных физлицам, и удержанного налога. Позволяет ФНС контролировать полноту и своевременность удержания НДФЛ. Подаётся четыре раза в год: за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

Чем 6-НДФЛ отличается от 3-НДФЛ?

Форму 6-НДФЛ сдаёт налоговый агент — работодатель — о доходах, выплаченных физлицам. Форму 3-НДФЛ подаёт само физическое лицо — о доходах, с которых агент налог не удерживал: от продажи имущества, аренды и других источников. Разные субъекты, разные формы, разные сроки.

Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если зарплата не выплачивалась?

Если выплат физлицам в отчётном периоде не было — обязанности подавать расчёт нет. Однако молчание рискованно: ИФНС может расценить непредставление как просрочку и выставить штраф. Безопаснее направить в инспекцию письмо с объяснением причин.

Какой штраф за несдачу 6-НДФЛ в срок?

За просрочку подачи — 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц задержки. При опоздании более 10 рабочих дней ФНС вправе заблокировать расчётный счёт. За недостоверные сведения — дополнительно 500 рублей за каждый документ с ошибкой.

Куда подаётся 6-НДФЛ?

Расчёт направляется в ИФНС по месту учёта налогового агента. Организации с обособленными подразделениями подают отдельный расчёт по каждому из них. Электронная форма через ТКС обязательна при 11 и более физлицах; при 10 и менее допускается бумажный вариант.

Что такое нарастающий итог в 6-НДФЛ?

Нарастающий итог в Разделе 2 означает, что суммы накапливаются с 1 января до конца отчётного периода. В расчёте за 9 месяцев строка 110 включает все доходы с января по сентябрь. Раздел 1 — исключение: он отражает данные только последнего квартала.

Что изменилось в 6-НДФЛ в 2026 году?

Форма действует по Приказу ЕД-7-11/649@ с первого квартала 2024 года. В 2026 году актуальны обновлённые КБК в Разделе 1 (уплата через ЕНП) и обязательное заполнение отдельных блоков Раздела 2 по ставкам 13% и 15% — в связи с прогрессивной шкалой НДФЛ, введённой с 2025 года.

Что такое строка 120 в форме 6-НДФЛ?

Строка 120 в Разделе 2 — количество физлиц, которым в отчётном периоде начислен доход, нарастающим итогом. Каждое физлицо учитывается один раз. Частая ошибка — задвоение при нескольких ставках налога или повторный учёт уволенных сотрудников.

Когда сдавать 6-НДФЛ за год по итогам 2025?

Годовой расчёт за 2025 год подаётся не позднее 25 февраля 2026 года. В отличие от квартальных расчётов, к нему прилагается Приложение — справка о доходах по каждому физлицу, пришедшая на смену упразднённой в 2021 году форме 2-НДФЛ.

Кто не обязан сдавать 6-НДФЛ?

Организации и ИП, которые не производят выплат физлицам и не признаются налоговыми агентами, расчёт не подают. Если статус агента возник впервые в середине года — форма 6-НДФЛ подаётся начиная с того квартала, когда состоялись первые выплаты.