Как провести инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция 2025

Что понадобится до входа в программу:

• приказ по форме ИНВ-22 (распечатывается из 1С);
• утверждённый состав инвентаризационной комиссии без материально ответственного лица (МОЛ);
• расписки МОЛ о сдаче приходно-расходных документов;
• доступ к складам и учётным данным.

Статья написана для 1С:БП 8.3. Другие конфигурации — УТ 11, Розница 3.0, ERP, БГУ 2.0 — рассмотрены в отдельном разделе ниже.

Что изменилось с ФСБУ 28/2023: обязательные требования с апреля 2025

С 01.04.2025 ФСБУ 28/2023 заменил положения, которые регулировали инвентаризацию с 1990-х годов. Ключевые изменения касаются состава комиссии, оценки результатов и видеофиксации.

МОЛ в состав комиссии не включается (п. 20). Если хотя бы один пятый часть состава комиссии отсутствует при подсчёте — результаты инвентаризации недействительны (п. 21). Видеофиксация признана альтернативным способом выявления расхождений согласно Рекомендации Р-158/2024-КпР. Излишки оцениваются по справедливой стоимости, недостачи — по балансовой (п. 11).

Подготовка к инвентаризации в 1С: документы и состав комиссии

Организационные действия предшествуют любым записям в программе.

1. Издайте приказ по форме ИНВ-22. Его можно распечатать из документа «Инвентаризация товаров» через кнопку «Печать» сразу после создания. Подпись руководителя — до начала физического обхода.
2. Утвердите состав комиссии. Включайте представителей администрации, бухгалтерии и профильных специалистов. МОЛ — не включать. При численности организации до двух человек комиссия необязательна; её функции вправе выполнять ревизионная комиссия или аудитор.
3. Получите расписки МОЛ (п. 27 ФСБУ 28/2023): подтверждение, что все приходные и расходные документы переданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны.
4. Заблокируйте движение активов. При многодневной инвентаризации помещения опечатываются (п. 29 ФСБУ 28). Это исключает пересортицу в ходе подсчёта.

Учётная политика организации определяет, использовать унифицированные формы ИНВ или разработать собственные бланки — при условии соблюдения реквизитов по ФЗ-402 ст. 9.

Пошаговая инструкция проведения инвентаризации товаров в 1С:Бухгалтерия 8.3

Раздел Склад → Инвентаризация товаров → Создать — отправная точка для работы. Документ фиксирует расхождения между учётными и фактическими данными, но бухгалтерских проводок не формирует. Проводки создают дочерние документы: «Оприходование товаров» и «Списание товаров, материалов».

Шаг 1. Создайте документ «Инвентаризация товаров»

Откройте раздел Склад, выберите Инвентаризация товаров и нажмите Создать.

В шапке документа заполните три поля:

• Дата — фактическая дата начала подсчёта;
• Склад — конкретный склад или оставьте пустым, если инвентаризируете все склады одного МОЛ;
• Ответственное лицо — сотрудник из справочника.

Если несколько складов закреплено за одним сотрудником, поле «Склад» намеренно не заполняют: программа подтянет остатки по всем связанным складам. Сразу после создания документ можно распечатать как приказ ИНВ-22 — до выхода комиссии на склад.

Шаг 2. Заполните учётные остатки

Перейдите на вкладку Товары и нажмите кнопку Заполнить. Программа предложит три варианта:

• По остаткам на складе — добавляет всю номенклатуру с ненулевыми остатками по всем счетам (подходит для большинства случаев);
• По остаткам на счёте — заполняет строки по конкретному счёту: 10 (материалы), 41 (товары), 43 (готовая продукция);
• Перезаполнить учётные количества — обновляет учётные данные существующего списка без изменения фактических.

Совет: до начала физического обхода распечатайте инвентаризационную ведомость ИНВ-3 через «Печать». Комиссия вносит данные от руки — это исключает влияние учётных цифр на результат подсчёта.

Шаг 3. Укажите параметры и состав инвентаризационной комиссии

Вкладка Проведение инвентаризации содержит поля для периода, документа-основания и причины: «Годовая», «Смена МОЛ», «Порча имущества» и др.

Вкладка Инвентаризационная комиссия — добавьте членов из справочника сотрудников. Данные автоматически попадут в шапку печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-22. Памятка: МОЛ в список не включать — нарушение п. 20 ФСБУ 28/2023.

Приказ ИНВ-22 распечатывают через «Печать» до выхода комиссии: подписи руководителя и членов должны стоять до начала подсчёта, не после.

Шаг 4. Внесите фактические остатки и зафиксируйте отклонения

Вернитесь на вкладку Товары. Колонка Кол-во факт. заполняется вручную по листам физического пересчёта.

Колонка Отклонение рассчитывается автоматически: Факт − Учёт. Положительное значение («+») — излишек, отрицательное («−») — недостача.

При многодневной инвентаризации не проводите документ до окончания полного подсчёта всей номенклатуры. Промежуточное проведение заблокирует движение по счетам и создаст путаницу в отклонениях.

Шаг 5. Распечатайте формы ИНВ и оформите итоги

Кнопка Печать в шапке документа открывает список доступных форм:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-18 — сличительная ведомость для основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
• ИНВ-19 — сличительная ведомость для товарно-материальных ценностей (Постановление Госкомстата №88).

Все формы подписываются членами комиссии и МОЛ. После подписания переходят к созданию документов по результатам.

Хотите разобраться в 1С системно — от настройки до сопровождения? В рамках федерального проекта «Активные меры содействия занятости» доступна программа обучения для специалистов по платформе 1С: онлайн-формат, занятия в удобное время, без отрыва от работы. Смотрите каталог доступных программ и выбирайте подходящее направление.

Как отразить результаты инвентаризации в 1С: документы и проводки

Документ «Инвентаризация товаров» — не первичный учётный документ в части проводок: он только фиксирует расхождения. На его основании создаются три типа дочерних документов.

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный: он закрывается по итогам инвентаризации. Остаток на счёте 94 на отчётную дату недопустим. Программа автоматически подбирает строки с отрицательным отклонением в документ «Списание» и с положительным — в «Оприходование».

Инвентаризация в других конфигурациях 1С: торговля, розница, спецрешения

Логика инвентаризации одинакова во всех конфигурациях 1С, но путь в меню и набор функций различаются.

1С:Управление торговлей 11 — раздел Склад → Инвентаризация. Документ заполняется по складским остаткам так же, как в 1С:БП 8.3. Принципиальное отличие: конфигурация ведёт только оперативный складской учёт, бухгалтерских проводок не формирует. Для отражения в бухгалтерии результаты передаются в 1С:Бухгалтерию через стандартный обмен.

1С:Розница 3.0 поддерживает работу с терминалом сбора данных (ТСД): штрихкоды сканируются в торговом зале, фактические остатки загружаются в документ автоматически. Инвентаризация может проводиться в сценарии закрытия кассовой смены. Пользователям версии 2.3 рекомендуется обновление — поддержка ТСД и интерфейс в 3.0 кардинально переработаны.

Помощник инвентаризации в 1С:БП 8.3 (путь: Операции → Инвентаризация → Помощник инвентаризации) охватывает все группы активов и обязательств: ОС, НМА, запасы, расчёты, денежные средства, финансовые вложения, отложенные налоговые активы и обязательства. Помощник создаёт набор инвентаризационных документов по каждой группе и рекомендован для годовой проверки — её нужно начать не ранее 1 октября (пп. «а» п. 15 ФСБУ 28/2023).

Часто задаваемые вопросы

С чего начать инвентаризацию в 1С:Бухгалтерия 8.3 в 2025 году?

До входа в программу: издайте приказ по форме ИНВ-22, утвердите состав комиссии без МОЛ (п. 20 ФСБУ 28/2023), получите расписки от материально ответственных лиц. Затем в программе: Склад → Инвентаризация товаров → Создать → заполнить по остаткам → распечатать ИНВ-3 для физического подсчёта. Документ проводится только после внесения всех фактических данных.

Документ «Инвентаризация товаров» в 1С формирует бухгалтерские проводки?

Нет. Документ фиксирует расхождения между учётными и фактическими данными, но сам проводок не создаёт. На его основании формируются: «Оприходование товаров» при излишках (Дт 41 Кт 91), «Списание товаров, материалов» при недостачах (Дт 94 Кт 41), «Пересортица товаров» при зачёте. Программа автоматически подбирает строки с положительным или отрицательным отклонением.

Как провести инвентаризацию в 1С:УТ 11 пошагово?

В 1С:Управление торговлей 11: Склад → Инвентаризация. Документ заполняется аналогично 1С:Бухгалтерии 8.3 — по остаткам склада. Главное отличие: конфигурация ведёт только складской учёт, бухгалтерских проводок не формирует. Результат фиксируется в складском регистре. Для отражения в бухгалтерии данные передаются в 1С:Бухгалтерию через стандартный обмен или вводятся вручную.

Как провести инвентаризацию в 1С:Розница 3.0?

В 1С:Розница 3.0 инвентаризация интегрирована в сценарий кассовой смены. Поддерживается работа с терминалом сбора данных (ТСД): штрихкоды сканируются, фактические остатки загружаются автоматически. По завершении подсчёта формируются документы прихода или списания. Пользователям версии 2.3 рекомендуется обновление до 3.0 — поддержка ТСД и интерфейс значительно улучшены.

Как сделать инвентаризацию в 1С:УНФ?

В 1С:УНФ документ инвентаризации находится в разделе складского учёта. Логика та же: создать документ, заполнить учётные остатки, ввести фактические, зафиксировать отклонения. Склад и производство ведутся единой базой. Документы оприходования и списания по результатам формируются аналогично 1С:Бухгалтерии, однако полный бухгалтерский учёт в конфигурации отсутствует.

Инвентаризация в 1С:ERP — чем отличается от БП 8.3?

В 1С:ERP доступен многоскладской учёт с аналитикой по ячейкам, партиям и серийным номерам. Инвентаризация проводится по отдельному складу, ячейке или партии; фактические остатки загружаются через ТСД. Важно точно заполнить характеристики и серии — расхождение по аналитике порождает ложные отклонения. Конфигурация подходит для крупных предприятий с разветвлённой складской структурой.

Инвентаризация в 1С:БГУ 2.0 для бюджетных учреждений

Бюджетные учреждения работают по нормам Инструкции №157н и отраслевых инструкций 162н / 174н / 183н. Счета специфические: 101 (основные средства), 105 (запасы), 201 (денежные средства). ФСБУ 28/2023 распространяется на бюджетные организации с 01.04.2025. Документы инвентаризации по структуре аналогичны коммерческому учёту, но с госсекторными субсчетами.

Как провести инвентаризацию в 1С:Комплексная автоматизация?

В 1С:КА инвентаризация охватывает торговый склад и производственные запасы одновременно. Путь для складской части аналогичен 1С:УТ 11. Бухгалтерские проводки формируются через блок регламентированного учёта — как в 1С:БП 8.3. Конфигурация подходит для среднего бизнеса, ведущего торговые и производственные операции в единой информационной системе.

Инвентаризация в 1С Общепит: особенности

В отраслевых решениях для общепита инвентаризация охватывает продукты, полуфабрикаты и готовые блюда. Ключевая особенность — сравнение фактических остатков с нормативным расходом по технологическим картам (рецептурам). Документ инвентаризации создаётся стандартным образом; излишки и недостачи оформляются через оприходование и списание с учётом норм естественной убыли.

Как использовать Помощник инвентаризации для годовой проверки всех активов?

Путь: Операции → Инвентаризация → Помощник инвентаризации. В отличие от документа «Инвентаризация товаров», Помощник охватывает все группы активов и обязательств: ОС, НМА, запасы, расчёты, денежные средства, финансовые вложения, отложенные налоговые активы и обязательства. Он формирует набор документов по каждой группе. Для годовой проверки начинайте не ранее 1 октября (пп. «а» п. 15 ФСБУ 28/2023).